PROCEDURA UDOSTĘPNIENIA DOKUMENTACJI Z ZASOBU ARCHIWALNEGO

Dokumentację z Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Opolu udostępnia się do celów:

• służbowych uprawnionym podmiotom,
• naukowo-badawczych, publicystycznych i innych.

Akta znajdujące się w archiwach i składnicach akt Policji, mogą być udostępnione do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczpospolitej Polskiej i jej obywateli.

Udostępnianie akt:

• zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
• zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej;
• zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
• operacyjnych – następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Udostępnianie akt i uwierzytelnionych kserokopii z akt nie zawierających informacji niejawnych, stanowiących zasób Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Opolu udostępnia się za zgodą Komendanta Wojewódzkiego Policji.

Archiwum, udostępniając dokumentację dla celów naukowo-badawczych, informuje
o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich. Akta udostępnia się w siedzibie Komendy Wojewódzkiej Policji, w obecności pracownika Archiwum.

Materiały archiwalne – to materiały posiadające znaczenie historyczne, które przechowywane są trwale i nie podlegają brakowaniu (kat. „A”).

Udostępnianie akt stanowiących materiały archiwalne następuje poprzez:

• umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w siedzibie KWP,
• przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych
  w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

W przypadku udostępnienia materiałów archiwalnych (kat. „A”) w formie uwierzytelnionych kserokopii, wnioskodawca ponosi koszty ich sporządzenia. Wysokość opłaty zostanie naliczona po sporządzeniu „specyfikacji usług dotyczących udostępniania materiałów archiwalnych”, zgodnie z taryfikatorem określonym w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011 r. Nr 196 poz.1161) i przesłana zainteresowanemu celem jej uiszczenia przed wydaniem materiałów.

Dokumentacja niearchiwalna – to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Udostępnienie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:

• umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach archiwum KWP;
• przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
• przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
• wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego, który powinien  zawierać:

• imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, numer telefonu lub adres mailowy do kontaktu oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
• nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której maja być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
• wskazanie materiałów lub szczegółowe określenie, którego one dotyczą;
• określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów
   

Wnioski o udostępnienie akt z zasobu archiwum należy kierować na adres:

Komendant Wojewódzki Policji w Opolu

45-077 Opole

ul. Korfantego 2

Informacje w zakresie udostępnienia można uzyskać pod numerami:

tel. 47-864-21-31 lub 47-864-21-32

Ograniczenia stosowania RODO

Zgodnie z art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) ogranicza się stosowanie art. 16, 18 ust. 1 lit. a i b oraz 15 ust. 1 i 3 RODO:

1. Prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne.
2. Prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.
3. Prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – do zakresu, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

   * rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),

   ** zmiany do ustawy zostały wprowadzone ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. U. z 2019 r. poz. 730).

SZCZEGÓŁOWE ZASADY UDOSTĘPNIANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH I DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ ZAWARTE SĄ W:

• Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz.164, z późn. zm.);
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011 r. Nr 196 poz.1161);
• Zarządzeniu nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).